Tiempo de lectura: tres minutos.

Hay diferentes tipos de métodos de facturación electrónica para seleccionar y para conseguir el máximo beneficio, es importante escoger el conveniente para su negocio.

Todos sabemos que el paso a la facturación electrónica tiene sentido desde el punto de vista comercial: procesamiento más diligente, reducción de fallos, ahorro de costos, es mejor para el medioambiente ... Las ventajas son abundantes.

En esta revisión, describimos los 3 tipos primordiales de métodos de facturación electrónica (EDI / XML, Portal y PDF) y consideramos las fortalezas de cada uno. Consideraremos la sencillez de instalación, las tasas de incorporación, la precisión de los datos y los costos implicados para su negocio y sus distribuidores.

Facturación XML o EDI

El enfoque tradicional de facturación electrónica le pedía a un distribuidor que enviara un archivo XML o EDI. Conceptualmente es simple: el sistema de facturación del proveedor manda (con frecuencia a través de un distribuidor de servicios) un documento de factura XML o bien EDI a la aplicación financiera de su comprador.

Pero para los distribuidores es menos simple. En la mayor parte de los casos, el distribuidor precisa mudar su aplicación e infraestructura de facturación para mandar documentos XML o bien EDI.

Si el distribuidor está mandando mil facturas por año al comprador, puede justificar el esfuerzo y el costo para hacerlo (suponiendo que asimismo tenga las habilidades libres para realizar el cambio). Pero si solo mandan cientos y cientos de facturas por año, es mucho menos probable que estén prestos a hacer los cambios y cubrir los costos para apoyar este procedimiento de facturación. Como resultado, las tasas de integración siguen siendo bajas y la facturación en papel permanece. Sin embargo, no se requiere entrada manual de datos, con lo que la precisión de los datos es muy buena.

Resumen:

• Lento para incorporar

• Alta precisión de datos

• Baja tasa de embarque

Portales de facturas

Se suponía que los portales suprimirían las barreras a la facturación electrónica que existen con XML y EDI. Y lo hacen, pero solo para una minoría de proveedores. El problema para todos, excepto para las microempresas más pequeñas, es que emplear un portal de facturas crea duplicaciones y también ineficiencias operativas. Si una organización ya eleva su factura en una aplicación de contabilidad, ¿por qué razón querrían regresar a hacerlo en un portal de terceros? Tiempo duplicado, esmero duplicado y costo duplicado. Asimismo agregan el riesgo de que los detalles de la factura registrados en la petición de financiación del proveedor sean diferentes a los del portal. Esto se debe a que los portales requieren la entrada manual de datos de la factura original por la parte del distribuidor, con el resultado de la transferencia de errores naturales. Por tanto, los portales pueden ayudar a los proveedores más pequeños que no utilizan un paquete de contabilidad, pero para todos los demás carece de sentido comercial. Como resultado, las tasas de integración prosiguen siendo bajas y la facturación en papel permanece.

Resumen:

• Veloz de implementar

• Apropiado solo para proveedores pequeñísimos (1-tres facturas / año)

• Baja tasa de embarque

Factura electrónica en PDF

La factura electronica en PDF es la segunda forma más popular de facturar tras el papel hoy día. Simplemente requiere que el proveedor cree su factura de manera normal dentro de su bulto de contabilidad y la envíe como un archivo PDF por correo. Prácticamente todas las aplicaciones de facturación pueden generar una factura en formato PDF, con todos los elementos de datos de la factura incrustados en el documento y perceptibles para la tecnología conveniente. La facturación electrónica en PDF toma los datos del documento electrónico (según lo establecido por el sistema de facturación de los proveedores), con lo que se garantiza un cien por ciento de precisión de los datos.

Esta clase de facturación electrónica es alcanzable para todos y cada uno de los distribuidores, con independencia de su tamaño. Los proveedores no están obligados a mudar sus procesos ni a incurrir en cambios o bien costos de tecnología o bien infraestructura, como resultado, las tasas de incorporación son exageradamente altas.

Resumen:

• Veloz de implementar

• Alta precisión de datos

• Alta tasa de embarque

revisión

En conclusión, como regla general, cuanto más simple sea para el proveedor, cuanto más altas sean las tasas de integración, mayor va a ser el impacto para su negocio. Centrarse en sus proveedores más grandes primero le brindará los mayores beneficios más rápidamente; asimismo tenga presente el tiempo preciso para incorporar la solución y el tiempo para agregar a sus proveedores: cuanto más tiempo se requiera para ser funcional, más tiempo se necesitará para realizar el caso de negocios.